Soirée de gala : un bon repas et un joli lieu ne suffisent plus
Article écrit par Lionel BERTHET - ©Agence IMAÉ
De la plus institutionnelle à la plus étonnante, une soirée de gala est souvent le point d’orgue d’un événement plus large. Qu’il s’agisse d’un congrès, d’un salon, d’une convention, d’un séminaire, les entreprises offrent à leurs collaborateurs ou partenaires un moment à part…!
L’objectif reste avant tout de fédérer et de faire vivre un message. C’est un aboutissement, un moment privilégié qui permet l’adhésion souvent de manière informelle. Il s’agit bien évidement de consolider en douceur une collaboration, un partenariat et plus largement un objectif commun.
C’est aussi l’occasion idéale de travailler son image de marque et de créer un dynamique positive.
Les entreprises nous sollicitent avec souvent les mêmes interrogations, à savoir :
- – Prendre en compte la fatigue éventuelle des collaborateurs, lorsque la soirée intervient au cœur d’un séminaire, ou bien en fin de semaine : « Je souhaite réaliser une soirée sous forme de cocktail dinatoire, nous avons 400 invités je souhaite disposer d’un maximum de places assises ! »
- – Comment se démarquer de ce qui a déjà été fait ? Créer une soirée étonnante, différente, sans pour autant être « ostentatoire » ?
- – Contourner la problématique de la récurrence : « nous connaissons tous les traiteurs, nous avons déjà fait toutes les animations »…
NOS CONSEILS
1/ L’importance réside dans le concept
Le premier défi est de vous proposer un scénario, Il est nécessaire de ne pas s’éparpiller en offrant un éventail d’animations disparates… Ceci implique une direction artistique pour donner du sens à votre événement. Des animations participatives ou non, des spectacles, des interventions seront suggérés dans une esthétique globale maîtrisée et cohérente. Ce qui permet ainsi de se renouveler chaque année.
Le travail de l’agence est de créer un espace physique, un espace-temps à part. Un moment où l’esthétique du lieu, des animations, des spectacles ne font plus qu’un.
2/ Trouver un lieu adapté
Que nous soyons à Lyon, Grenoble, Annecy, Marseille, Reims, Bordeaux, Paris, à un moment vous aurez pratiqués tous les lieux ! Il faut alors se projeter dans un univers nouveau, permettant d’oublier votre historique.
En transformant une salle, un espace de votre entreprise, un lieu tel qu’un musée, une salle de concert, une friche industrielle, un rooftop, un restaurant… en revisitant ces établissements pour coller à vos objectifs, un lieu « lambda » peut finalement s’avérer incroyable grâce à sa mise en lumière et à sa décoration. Nous savons créer des trompes l’œil, détourner l’attention, transformer un espace…
3/ Créer une dynamique
Nous nous attachons à créer une dynamique, faire en sorte qu’il se passe toujours quelque chose : à voir, à faire, à entendre, à regarder, à comprendre, à déguster…
De cette manière les convives vivent un moment fort, bien au-delà du lieu, du traiteur, des animations, des spectacles. Ils sont projetés dans un univers, ne voient plus passer le temps. Les éléments sont alors réunis pour créer du lien.
4/ Un budget en accord avec les objectifs fixés
Reste un dernier point qui à présent vous interpelle sans doute : le budget !?
La plupart des entreprises avec lesquelles nous travaillons ont des budgets « contraints » nous avons peu de clients « no limit ». Pour autant nous parvenons à proposer des soirées de gala, quel que soit le format : cocktail dinatoire ou repas servis assis tout en respectant les objectifs fixés.
D’une façon générale le budget moyen par personne diffère en fonction de la jauge. Cependant, il se situe souvent entre 110€ HT à 250€ HT par personne (incluant le traiteur, le lieu, les animations, les spectacles, la technique, le staff, l’écriture et la coordination).
L’écriture du scénario, la mise en scène générale, la coordination générale est celle d’un spectacle. L’agence Imaé possède toutes ces ressources pour vous conseiller dans ce sens. Un carnet d’adresse artistique important, un réseau solide de prestataires techniques, nous sommes en veille permanente sur les animations participatives, nous nous appuyons sur des décorateurs… enfin notre expérience de la mise en scène et de la coordination générale d’événements fait le reste.
